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Smart working: Comment travailler plus efficacement au travail?

Durant les heures de travail, si je me concentre sur ce sur quoi je travaille et que je fais de mon mieux, je suis souvent étonné de la rapidité avec laquelle je termine. Une tâche qui ne prendrait que quelques heures peut être accomplie en quelques heures seulement si j’élimine les distractions et si je me concentre.

Illustration et peinture de smart working

Plus nous sommes conscient de ces brefs éclats d’efficacité et plus je comprends que travailler plus efficacement plutôt que plus durement est la clé d’un travail efficace. En préservant ma santé, en organisant mon travail de manière judicieuse et en essayant différentes manières d’aborder mon travail, je suis globalement plus satisfait et plus productif.

Voici les 12 meilleures méthodes que pour commencer à travailler efficacement et non plus durement.

1. Arrêtez de faire du multitâche pour travailler efficacement

illustrateur commercial de multitâche pour travailler efficacement

Si vous n’avez pas encore compris le message, le multitâche est une contre-vérité. Il est impossible de se concentrer sur un multitâche qui nécessite une réelle puissance mentale. Lorsque vous essayez de réaliser cet exploit, vous risquez de perdre votre bien-être mental.

Vous pouvez avoir l’impression de contrôler toutes ces pièces mobiles, mais le fait de passer d’une tâche à l’autre rend difficile l’achèvement des tâches. Ne laissez pas votre travail en pâtir et, au contraire, concentrez-vous pour passer votre journée.

2. Assurez-vous de faire des pauses pour vous reposer. Tout le monde en a besoin au travail

Les pauses sont l’une de mes méthodes préférées pour travailler plus efficacement. Sans pauses régulières, notre cerveau s’épuise et nous sommes distraits. Lorsque vous avez arrêté le multitâche, vous pouvez faire des pauses entre chaque activité sur laquelle vous vous concentrez.

smart working en entreprise

Essayez quelque chose de similaire à la méthode Pomodoro ainsi que la méthode Flowtime pour vous assurer que vous faites des pauses. Vous pouvez également profiter de toutes ces méthodes scientifiquement reconnues pour faire des pauses plus fréquentes afin de vous assurer que vous en profitez.

3. Commencez votre semaine de travail du bon pied

Si vous planifiez à l’avance, placez les tâches les plus importantes, les plus difficiles et les plus urgentes au début de chaque journée (ou jour) pour les terminer en premier et faire une pause tout au long de la semaine. Préparez-vous à réussir en préparant votre semaine à l’avance.

Pour être efficace en travail utilisez le smart working

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Il s’agit d’une adaptation de “manger cette grenouille”, une méthode de productivité qui recommande de commencer par la chose la plus cruciale ou la plus importante chaque jour afin de s’assurer qu’elle sera menée à bien. Pour en savoir plus sur la façon d’organiser votre emploi du temps et d’augmenter votre productivité, consultez l’article du blog de Zapier sur la façon de rendre votre lieu de travail plus productif.

4. Les tâches similaires sont regroupées pour une meilleure performance

Un lot de tâches similaires peut vous rendre plus productif car vous ne passez pas d’un type de travail à un autre. Cela est particulièrement bénéfique pour les petites tâches, car vous pouvez en effectuer plusieurs en une seule fois (et vous obtiendrez un bon gain d’efficacité).

regroupés tous vos idées pour donner du sens à votre smart working

En outre, vous pouvez penser à vous réserver du temps pour effectuer des tâches qui peuvent vous distraire, comme répondre à des SMS ou consulter votre flux Facebook. Vous pouvez également décomposer les petites tâches afin de les terminer pendant les réunions.

5. Planifiez vos tâches en fonction de votre d’énergie au travail

Nous négligeons souvent notre niveau d’énergie lorsque nous planifions nos tâches, alors qu’il s’agit d’un facteur important de notre productivité. Le niveau d’énergie de chaque personne augmente à différents moments. Nous avons tous notre propre horloge biologique interne, connue sous le nom de rythme circadien.

entrepreneur plannfie ses tâches en fonction de son smart working de travail

Si vous savez que vous êtes le plus productif pendant le déjeuner, par exemple, ne prévoyez pas de réunions ou de périodes de rattrapage d’e-mails à ce moment-là. Placez plutôt vos tâches les plus exigeantes aux moments où vous êtes le plus énergique, et reportez les tâches faciles aux moments où vous avez du mal. Si vous cherchez d’autres moyens de vous mettre au diapason de votre horloge interne.

6. Réduisez votre liste de tâches

Une liste plus courte est plus facile à gérer et à maîtriser. Ce n’est pas un problème d’avoir une petite liste de tâches si vous êtes capable d’accomplir un vrai travail. Commencez par vos listes de tâches les plus importantes et réduisez votre liste à trois éléments.

Est-ce que j’arrive à faire beaucoup plus que trois choses ? Bien sûr ! Mais l’idée est que, peu importe ce que je fais d’autre aujourd’hui, ce sont les choses que je veux être sûr de faire. Ainsi, le MIT est la première chose que je fais chaque jour, juste après avoir bu un verre d’eau pour me réveiller. Concentrez-vous sur l’accomplissement de trois choses seulement et laissez tout le reste venir comme un avantage.

7. Faites une sieste dans l’après-midi (avec une tasse de café)

Une sieste peut être un excellent moyen de stimuler votre mémoire et de consolider ce que vous avez appris. Plus important encore, une sieste d’une heure est la meilleure méthode pour stimuler les performances lorsque celles-ci sont faibles. Buvez une tasse de café avant de faire une courte sieste pour vous donner le meilleur coup de fouet.

Il faut environ 20 minutes pour que vous ressentiez les effets physiologiques de la consommation de café. Boire la tasse, puis aller se coucher (en supposant que vous dormiez immédiatement) est un moyen fantastique de se sentir encore plus frais au réveil.

8. Désactiver les notifications

Pendant que j’écris, je ferme mon courrier électronique et ouvre d’autres onglets. Je ne vois aucune notification apparaître sur mon ordinateur portable, ce qui me permet de me concentrer sur le travail à venir. Essayez de désactiver toutes les notifications pendant votre travail ou, si cela vous semble trop radical, ne les désactivez que pendant les moments où vous êtes le plus concentré. Vous pouvez également déterminer les notifications dont vous avez besoin et prendre des mesures pour les distinguer.

smart working au travail est la clé du succès

Si vous voulez vraiment vous faciliter la vie, vous pouvez donner à chaque application sa propre tonalité de notification, suggère Gordon à votre appareil mobile. De cette façon, lorsque vous recevez une notification, vous savez exactement de quel type d’alerte il s’agit sans même regarder votre appareil.

Jetez un coup d’œil à une ou plusieurs de ces apps pour vous aider à supprimer les notifications.

Si vous vous rendez compte que la majorité de vos notifications ne sont pas utiles, découvrez comment l’automatisation vous permettra d’obtenir les informations dont vous avez besoin….

9. Utilisez un minuteur pendant votre travail

J’ai déjà mentionné la technique Pomodoro, mais elle mérite un billet à part. Si vous avez une tâche courte (ou une tâche plus importante que vous souhaitez traiter par petites périodes), vous pouvez essayer le minuteur Pomodoro. Réglez un minuteur sur 25 minutes et faites le travail jusqu’à ce que vous ayez terminé. Si le minuteur est réglé pour s’arrêter, faites une pause de 5 minutes et répétez la procédure. Il existe des applications basées sur la méthode Pomodoro qui vous aideront à accomplir cette tâche.

Pour vous assurer que cette technique fonctionne à votre avantage, Scott Hanselman, directeur de programme chez Microsoft et blogueur passionné, recommande de suivre l’efficacité de la méthode en tenant un carnet. Si vous êtes distrait pendant la période de 25 minutes, inscrivez un x sur le papier. Avec le temps, votre carnet contiendra de moins en moins de coches.

J’ai découvert que vous pouvez également utiliser des événements de la vie réelle comme des minuteurs. Par exemple, vous pouvez travailler jusqu’à la fin de la chanson que vous écoutez, puis vous arrêter et prendre un temps mort.

10. Passez au papier et au stylo

Il est facile de se laisser distraire par les applications et les outils destinés à gérer notre charge de travail. Pour vous aider à gagner la concentration dont vous avez besoin, revenez à l’essentiel avec un stylo et du papier et dressez une liste simple des choses sur lesquelles vous devez vous concentrer.

De plus, pensez à utiliser un stylo et du papier pour prendre des notes pendant une présentation. En écrivant des notes avec un stylo et du papier, il est moins probable que vous soyez distrait par les notifications continues (ou la simple possibilité de distraction) qui proviennent de votre ordinateur.

11. Gardez la trace de votre temps et examinez vos performances

Si vous n’êtes pas sûr des façons et des endroits où vous perdez votre temps, vous devriez noter toutes les choses que vous faites sur plusieurs jours. Pour cela, il suffit de noter quotidiennement sur papier ce que vous faites dans la journée et le temps que cela prend. J’ai utilisé l’application Reporter pour iPhone qui vous pose périodiquement des questions tout au long de la journée pour déterminer ce que vous faites. Il ne m’a pas fallu longtemps pour remarquer que je fais des choses beaucoup plus fréquemment que je ne le voudrais.

Gardez la trace de votre temps et examinez vos performances pour être performant pe

Examiner régulièrement vos progrès peut vous aider à déterminer les choses qui fonctionnent et celles qui ne fonctionnent pas. Réglez une minuterie chaque semaine ou chaque mois pour faire le point sur ce que vous avez accompli. Gardez une trace des éléments pour lesquels vous avez eu des difficultés. Je fais cela chaque mois et j’ai trouvé que c’était idéal pour avoir un regard honnête sur mes performances et mes priorités.

Vous pouvez utiliser un programme de suivi du temps qui fera le travail pour vous et même vous faciliter la tâche en commençant et en arrêtant votre suivi du temps chaque fois que quelque chose se passe dans les autres applications que vous utilisez le plus.

12. Automatisez les choses que vous pouvez faire

Notez les tâches répétitives que vous effectuez à plusieurs reprises et qui pourraient être automatisées. Réduisez le temps en utilisant Zapier pour réduire les tâches de copier-coller, ou vous pouvez utiliser des outils comme TextExpander pour écrire de petits fragments de texte que vous lisez fréquemment.

Notez les tâches répétitives que vous effectuez à plusieurs reprises et qui pourraient être automatisées. Réduisez le temps en utilisant pendant le travail

Conclusion

Tout le monde n’a pas le privilège de pouvoir faire ce qu’il aime dans la vie. Même si vous poursuivez vos rêves et vos passions, il y aura toujours des tâches que vous n’aimerez pas faire. Dans les deux cas, concentrez-vous davantage sur le travail que vous aimez vraiment faire.

Par exemple, si vous êtes un chef cuisinier, il est évident que vous aimez cuisiner. Au lieu de passer vos journées à faire des tâches administratives, sous-traitez ou déléguez ces tâches afin de pouvoir passer plus de temps dans la cuisine ou au marché à trouver des ingrédients frais. Vous vous sentirez alors plus épanoui, inspiré, stimulé et productif.

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