Comment organiser un événement d’entreprise ?

1. Qu’est-ce qu’un événement d’entreprise ?

Pour faire simple, la définition d’un événement d’entreprise est tout type de rassemblement, d’hospitalité ou de réunion sociale qui est organisé ou financé par une organisation appartenant à une entreprise.

Avec cette définition large de l’événement, cela signifie que l’éventail des événements d’entreprise peut être aussi large qu’il l’est :

• Employés
• Membres du conseil d’administration
• Parties prenantes
• Les clients
• Clients potentiels

Les entreprises organisent des événements pour diverses raisons. Elles peuvent souhaiter éduquer et motiver, récompenser ou célébrer des événements clés, contrôler le changement organisationnel ou promouvoir la collaboration. Quelle que soit la raison, il existe une solution pour les événements.

1.1 Conférences

Les conférences ne durent généralement qu’une journée. Elles sont utilisées par les organisations pour communiquer des détails à un certain groupe de personnes. Souvent, elles sont utilisées comme un moyen d’informer et d’inspirer les participants, mais elles peuvent aussi être l’occasion de stimuler la participation et l’engagement des participants.

La plupart des conférences présentent des orateurs importants ainsi que de nombreux espaces de discussion en petits groupes, dans lesquels se déroulent des débats approfondis sur des sujets particuliers. Les conférences sont une forme d’événement très populaire pour les événements d’entreprise car elles peuvent être modifiées pour répondre aux besoins des différentes parties prenantes, notamment les employés, les clients, les revendeurs, ainsi que les revendeurs. Elles donnent également l’occasion au public cible de faire partie de la marque de l’entreprise.

1.2 Salons professionnels / Expositions

Il s’agit d’énormes événements spécifiques à un secteur d’activité, au cours desquels les entreprises louent un espace événementiel, afin de faire la publicité de leurs produits ou services auprès de clients potentiels. Dans certains cas, une entreprise peut être l’organisateur ou l’hôte principal d’un événement. Toutefois, il est plus courant que les entreprises participent en tant qu’exposants.

En tant qu’exposants, les entreprises ont généralement besoin de matériel promotionnel ainsi que d’équipes de vente motivées et efficaces, de stands d’exposition ainsi que d’une approche unique pour inviter et attirer les participants sur votre stand, etc.

1.3 Récompenses / Dîners de gala

Bien qu’il s’agisse de deux types d’événements d’entreprise différents, ils sont généralement organisés conjointement.

Les remises de prix peuvent être utilisées de diverses manières. Si elles sont organisées par une entreprise, elles peuvent être utilisées pour récompenser et inspirer les employés, les fournisseurs, les revendeurs, ainsi que les clients en remettant des prix dans différentes catégories qui reconnaissent les réalisations. Les entreprises créent également des prix sectoriels et y participent afin de mettre en valeur leur société, d’améliorer la réputation de leur marque et d’accroître la reconnaissance. Apportez une nouvelle vie à vos événements en direct en organisant dès aujourd’hui une consultation gratuite avec l’un de nos experts en événements.

Les dîners de gala qui se tiennent généralement en même temps que les cérémonies de remise de prix peuvent également être organisés séparément pour tout type de public. Ils sont souvent l’occasion d’associer plus étroitement votre entreprise aux participants et de faire passer un message important.

1.4 Programmes d’incitation

Les programmes d’incitation consistent généralement en une combinaison avec d’autres types d’événements reliés par une promotion d’accroche et sont généralement conçus pour les revendeurs et les employés. Ils peuvent commencer par une réunion de vente au cours de laquelle les objectifs et les messages de vente sont expliqués clairement aux participants et leur donnent l’occasion d’en savoir plus sur l’entreprise et ses produits ou services.

Cette réunion est ensuite suivie d’une série continue de messages adressés aux participants au cours de l’événement, généralement sur une période d’environ un an, dans lesquels on rappelle aux participants les principaux objectifs et les étapes nécessaires pour les atteindre.

Le programme est généralement suivi de la conclusion d’un programme de voyage de stimulation au cours duquel une partie ou la totalité des participants vivent une expérience inoubliable et mémorable. Souvent, il s’agit d’une expérience unique qui dure toute une vie. Ces événements peuvent être liés entre eux, comme décrit ci-dessus, ou peuvent être réalisés seuls.

1.5 Évènement de lancement

Les événements de lancement sont assez simples et peuvent être aussi faciles ou complexes que nécessaire. Les entreprises utilisent ces événements pour créer un engouement et de la publicité autour du lancement d’un nouveau produit ou service, par exemple, de nouveaux services, des produits, des immeubles de bureaux, etc. Ils peuvent s’adresser à différents publics, journalistes, clients et employés, et combinent souvent l’aspect éducatif avec la célébration. De nombreuses stratégies sont employées pour accroître la visibilité de ces événements, et pour étendre leur portée au-delà des personnes présentes.

1.6 Réunions d’équipe

Il s’agit généralement de rassemblements plus formels où les membres importants du conseil d’administration, les parties prenantes et les actionnaires se réunissent pour discuter des performances de l’entreprise. Bien que de nombreuses entreprises organisent ces événements à petite échelle, certaines entreprises profitent de ces occasions pour souligner leurs succès et aussi pour remercier les actionnaires et les récompenser.

1.7 Congrès

Les congrès peuvent être décrits comme un croisement entre les deux types d’exposition et sont généralement plus axés sur un sujet particulier. Ils sont le lieu où les spécialistes du domaine se rencontrent pour discuter de leurs champs de connaissances (ils sont un événement d’entreprise particulièrement connu dans les industries pharmaceutiques et de santé).

De nombreuses entreprises amènent les employés qu’elles emploient à ces réunions pour des raisons d’éducation et de recherche. Elles permettent également la possibilité aux employés d’être reconnus comme des leaders influents dans leurs domaines respectifs, ce qui en fait un excellent outil de promotion. Elles offrent généralement aux entreprises l’occasion de présenter ou de lancer des produits ou des services et soutiennent également des secteurs importants.

1.8 Renforcement de l’esprit d’équipe

La majorité des événements de team building sont destinés aux employés, mais il arrive qu’ils soient utilisés pour attirer des publics extérieurs. Ils prennent généralement la forme d’un concours, qui exige des équipes qu’elles collaborent pour résoudre un problème ou une difficulté. Les événements de renforcement de l’esprit d’équipe sont excellents pour stimuler l’engagement des employés, améliorer le moral ainsi que la collaboration et la motivation.

1.9 Culture de l’entreprise

Les occasions basées sur l’expérience sont de plus en plus populaires, car les entreprises cherchent à établir un lien plus profond avec leurs clients. L’objectif est de faire en sorte que les participants aient le sentiment de faire partie du message et de la marque de l’entreprise grâce à une expérience unique et amusante. En apportant des émotions positives à votre entreprise ou à votre marque, les clients sont plus susceptibles d’acheter vos produits ou services puisqu’ils s’y sentent émotionnellement liés.

1.10 Quelle produit promotionnel dois-je distribuer lors de mon événement ?

C’est une question qui nous a été posée à plusieurs reprises par divers clients. Notre réponse est toujours la même : “Cela dépend. …..”. Oui, cela dépend de votre budget et de la vitesse à laquelle vous aurez besoin de vos produits de marque et, surtout, cela dépend des valeurs de votre marque et de ce que vous cherchez à accomplir.

Il existe certaines directives strictes et rapides qui doivent être respectées selon nous. La personnalisation de produits doit être utilisée dans un but précis et ne pas nuire à l’environnement. En outre, examinons plus en profondeur les raisons pour lesquelles vous souhaitez acheter des produits promotionnels pour commencer.

1.11 Démontrez que vous êtes une entreprise experte dans le domaine

Tout se résume à la qualité du produit choisi ainsi qu’au message qu’il envoie. Les produits haut de gamme ont généralement une valeur supérieure et valorisent donc votre entreprise. Il est généralement possible d’y parvenir par le biais du co-branding de votre logo. Si vous possédez une entreprise qui propose des carnets Moleskine ou des stylos Parker portant votre logo et une autre qui distribue des carnets en plastique et des stylos à reliure spirale, cette dernière sera probablement perçue comme supérieure. Des vêtements co-marqués pourraient être portés par vos employés.

Il est également crucial que le design de votre événement ou de votre stand transmette le même niveau de professionnalisme. Des nappes avec des bannières et des rouleaux de marque, même si elles sont efficaces, ne sont pas le meilleur choix pour votre événement. Pourquoi ne pas créer un espace moins formel pour discuter et se détendre avec les clients tout en vous démarquant des autres stands ? Nous pouvons fournir des sacs de haricots de marque ainsi que des chaises longues pour vous assurer de maintenir la reconnaissance que vous souhaitez pour votre marque.

1.12 Invitez des gens à votre stand lors de l’événement

Les salons professionnels ont été rares et absents au cours de l’année 2020 et de la première moitié de l’année 2021, mais ils commencent à revenir et, avec le désir d’une occasion d’avoir un contact avec leurs clients, ils s’avèrent être extrêmement populaires. Les articles promotionnels sont la norme dans les salons professionnels et constituent un excellent moyen d’attirer l’attention sur votre stand. C’est facile cependant, vous devez choisir d’en faire des choses que les gens aiment et exigent.

Si vous leur offrez un article dont ils n’ont pas besoin, comme des autocollants pour voiture, un vieil aimant ou une balle anti-stress, il est peu probable qu’il fasse fureur et risque de finir à la poubelle. Les tasses à café réutilisables et les gourdes sont deux produits pratiques qui ont de grandes chances de rester. De plus, ils sont bénéfiques pour l’environnement en aidant les gens à éviter les tasses à café à usage unique ainsi que les bouteilles en plastique. Si vous souhaitez faire une impression, choisissez quelque chose d’unique et de saisonnier.

Les bouteilles d’eau réutilisables sont géniales, mais il se peut que quelques personnes les distribuent et que vous ne soyez pas remarqué par tout le monde.

1.13 Vous avez un événement estival en plein air ? Quelle meilleure façon de promouvoir ?

Les mugs en bois durables ou, si le temps n’est pas très clément, pourquoi ne pas envisager de recycler de vieux parapluies ? Vos clients afflueront vers votre stand pour éviter à l’environnement une averse !

2. Comment concevoir des produits attrayantes pour votre prochaine réunion d’équipe ?

Lorsque vous organisez une conférence académique, un événement d’entreprise, une campagne, un rassemblement politique ou une autre occasion, le produit que vous concevez joue un rôle important dans le succès de votre événement. Pour les participants, les articles que vous créez constitueront le souvenir de l’événement et leur rappelleront le merveilleux moment qu’ils ont passé grâce à votre entreprise. Pour votre personnel, c’est le moyen idéal de faire connaître votre marque à de nouveaux clients. En outre, une marchandise attrayante peut augmenter considérablement les bénéfices de votre événement.

Pour atteindre l’un de ces objectifs, votre équipe doit prendre le temps de créer un produit qui soit distinctif pour votre public cible. Un design bâclé ou peu inspiré peut nuire aux objectifs de votre événement. Les participants et leurs réseaux associeront à jamais votre événement (et par conséquent votre cause) à la mauvaise conception et non à votre objectif louable. Comme de nombreuses stratégies, la conception de produits exceptionnels est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît. Il n’y a pas de formule secrète pour créer le meilleur produit. Cependant, il existe des étapes simples que vous pouvez suivre pour stimuler les ventes.

2.1 Pour concevoir une marchandise qui soit visuellement attrayante et qui plaise à vos clients, suivez ces suggestions

• Décidez du produit personnalisable que vous voulez offrir pour l’événement.
• Assurez-vous que le design reflète l’événement et l’organisation.
• Incorporez la typographie dans votre conception
• Utilisez notre outil de conception qui simplifie le processus de conception.

Si vous avez beaucoup réfléchi au design, il existe plusieurs façons de l’intégrer à vos activités. Vous pouvez vendre votre marchandise, distribuer les sacs aux invités ou même les utiliser comme prix dans des concours sur les réseaux sociaux. Quelle que soit la manière dont vous décidez d’intégrer la marchandise à votre stratégie globale, votre événement n’en sera que meilleur si votre équipe est capable de créer un design distinctif.

Bien que cela puisse demander un certain effort et du temps, la conception d’une marchandise bien pensée sera une source de revenus substantielle pour votre entreprise et offrira une expérience mémorable. Après avoir pris le temps de créer des designs accrocheurs, il ne vous reste plus qu’à fixer les prix et à commencer à promouvoir vos produits via des canaux de marketing tels que les réseaux sociaux, les e-mails et le microsite de votre événement.

Entre le choix des produits à vendre et la création du design lui-même, il y a plusieurs étapes à suivre pour concevoir des produits qui stimuleront les ventes lors de votre prochain événement. Après tout, des vêtements événementiels bien conçus sont le moyen idéal de renforcer l’identité de votre marque, d’impliquer les participants et, en fin de compte, de faire passer votre événement au niveau supérieur.

3. Comment soigner votre produit lors des événements ?

Si vous êtes le sponsor d’une conférence, si vous avez une table d’exposition prévue lors d’un événement ou si vous sponsorisez une journée de golf pour des événements d’entreprise, il est essentiel d’avoir une présence solide et bien en vue pour tirer le meilleur parti de votre investissement.

Le choix du matériel promotionnel approprié peut grandement améliorer votre image et offrir à vos invités une expérience inoubliable de l’image de votre marque. Chez Camaloon, nos spécialistes de l’événementiel disposent d’une grande expérience pour aider les clients à trouver la combinaison idéale d’articles promotionnels tels que du matériel imprimé, de la signalisation et d’autres cadeaux publicitaires pour faire de leur événement un succès absolu.

3.1 Conseils pour tirer le meilleur parti du parrainage de votre événement

• Assurez-vous d’être préparé à l’avance : Donnez-vous suffisamment de temps pour tout organiser.
• Soyez créatif : Pensez à des options créatives qui vous distinguent de vos concurrents.
• Optimisez votre budget de parrainage : Etudiez les possibilités de devenir le parrain officiel d’articles tels que des balles de golf, des tasses de café ou des sacs pour la conférence afin de maximiser votre visibilité.
• Créez un impact : Investissez dans une signalétique professionnelle et bien conçue.
• Des cadeaux de valeur : Offrez un seul prix que les gens apprécieront vraiment, surtout quelque chose qui se remarque, comme des sacs ou des casquettes.
• Une technologie ou logiciel : S’il y a une application ou un affichage vidéo pour l’événement, des réseaux sociaux ou un site internet, assurez-vous d’avoir les bons atouts pour que votre entreprise soit représentée.

3.2 Les grands avantages de la vente de produits promotionnels lors de votre événement d’entreprise:

Si vous commencez à utiliser les outils disponibles, vous vous rendrez compte qu’ils offrent une multitude d’avantages à votre petite entreprise. Vous pourrez garder un œil sur les derniers événements et développer des marchandises basées sur ces sujets brûlants.

Étant donné que les gens recherchent fréquemment ces sujets, il y a plus de chances que votre produit soit trouvé dans les recherches. Certaines personnes peuvent être à la recherche d’imprimés et de produits dérivés sur des sujets bien connus. Il est possible d’attirer leur attention dès le départ, surtout si vous observez les tendances avant vos concurrents.

3. Vous avez gagné ! !

L’une des meilleures façons de s’assurer que vous utilisez cette méthode pour augmenter les ventes est de repérer le hashtag d’un sujet populaire. Ensuite, vous pouvez l’incorporer dans la promotion de votre propre post. Cela peut contribuer à augmenter la visibilité de la présence de votre marque sur les médias sociaux. Votre produit devient soudainement lié à un tag qui est utilisé fréquemment sur les médias sociaux. Si vous pouvez repérer cela, les résultats pourraient être plus importants que vous ne l’imaginez.

Nous espérons que cet article vous aidera à comprendre les avantages d’être à la pointe et d’intégrer les tendances actuelles lors de la conception et de la vente de vos produits imprimés personnalisés. C’est une excellente idée et le plus intéressant est qu’il n’y a pas beaucoup de designers qui ont adhéré à ce concept. Cela pourrait faire la différence par rapport à vos concurrents sur un marché extrêmement compétitif.

Faites-nous connaître l’histoire de votre vie : Envisagez d’obtenir un éditorial sur le programme de la conférence ou le guide de l’événement.